Năm bước để chủ động khi triển khai ERP

Nắm được thế chủ động sẽ giúp bạn hoạch định chi tiết kế hoạch triển khai dự án ERP

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP - ERP

BÌNH MỚI - RƯỢU CŨ

"Thay đổi hay là chết", "Cách mạng công nghiệp 4.0", "Số hoá dữ liệu doanh nghiệp", "Big data"... Là những từ khoá mà thời gian gần đây chúng ta đã được nghe nhắc đến đến nhiều. Cùng với sự toàn cầu hoá sâu rộng của nước ta thông qua việc kí kết thành công các hiệp định EVFTA và IPA, đã mang đến những cơ hội xuất nhập khẩu cho các ngành hàng sản xuất như: Gỗ, may mặc, điện tử, tôn thép, chăn nuôi... Đồng thời cũng mang đến sự thách thức rất lớn từ cạnh tranh toàn cầu.

Là một doanh nghiệp tiên phong tại Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất phần mềm ERP ứng dụng vào hoạt động quản trị doanh nghiệp sản xuất. Từ đầu quý IV- 2018 đến nay chúng tôi đã cảm nhận được mức độ quan tâm của các doanh nghiệp sản xuất về ERP đang tăng lên rất nhiều bởi số lượng khách hàng liên hệ đến LinkQ để đặt lịch tư vấn tăng theo cấp số nhân. Đây là một tín hiệu đáng mừng với kinh tế nước ta khi đã thực sự có những bước chuyển mình mạnh mẽ chứ không dừng lại ở việc hô hào, khẩu hiệu, rồi thôi ai về nhà nấy.

Tuy nhiên trên thực tế, việc ứng dụng phần mềm ERP vào quản trị sản xuất không hề mới và đã được nhiều doanh nghiệp trong nước áp dụng từ nhiều năm về trước. Tiêu biểu như công ty Tôn Phương Nam đã áp dụng hệ thống LinkQ ERP Sản Xuất từ năm 2015 đến nay. Thậm chí công ty thực phẩm Agrex Sài Gòn đã đi trước xu hướng khi triển khai hệ thống phần mềm quản trị sản xuất LinkQ thực phẩm từ năm 2012.

Ngày nay các công ty này đã có được vị trí vững chắc trên thị trường và vươn tầm ra thế giới, trong đó nhờ không nhỏ vào tầm nhìn xa của lãnh đạo khi áp dụng công nghệ phần mềm vào quản trị sản xuất từ rất sớm, tạo ra bước đệm đột phá cho sự phát triển sau này.

TRIỂN KHAI ERP

KHÔNG HỀ ĐƠN GIẢN

Thật vậy, ERP là một hệ thống phần mềm quản trị vô cùng phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Đặc biệt các nhân sự nằm trong hệ thống ERP phải sẵn sàng thay đổi cách làm việc truyền thống và có trình độ tương xứng nhất định với phần mềm. Nếu không có sự chuẩn bị kĩ càng mà đã áp dụng vội vàng rập khuôn thì sẽ mang đến tác dụng ngược.

Chính vì vậy khi nhận được đề nghị tư vấn giải pháp của khách hàng, chúng tôi luôn cử đội ngũ xuống khảo sát thực tế doanh nghiệp, nhà máy, đồng thời phỏng vấn khách quan các nhân sự để đánh giá mức độ sẵn sàng của họ cho dự án LinkQ ERP.

Các chuyên viên LinkQ đang khảo sát nhà máy và phỏng vấn nhân sự phụ trách từng bộ phận.

Trong trường hợp chưa đúng thời điểm để triển khai ERP tổng thể, chúng tôi tư vấn khách hàng hãy áp dụng từng phần trước, để doanh nghiệp thích ứng dần dần. Ví dụ như ứng dụng MRP cho quản trị sản xuất trước, sau đó mới triển khai dần các khối quản trị khác như: Tài chính - kế toán, nhân sự, chuỗi cung ứng...Sau một thời gian thích nghi, ERP sẽ len lỏi thành công vào mọi ngóc ngách của doanh nghiệp một cách bền vững.

05 BƯỚC ĐỂ NẮM QUYỀN CHỦ ĐỘNG

KHI TRIỂN KHAI ERP

Sự chuẩn bị kĩ càng là chìa khoá thành công khi ứng dụng ERP vào quản trị tổng thể doanh nghiệp. LinkQ gửi đến bạn 05 bước chuẩn bị trước khi triển khai ERP như sau:

1. SẴN SÀNG CHO MỘT CUỘC TÁI CẤU TRÚC TOÀN BỘ DOANH NGHIỆP

ERP là một giải pháp đầu tư ở thời điểm hiện tại để đạt được hiệu quả trong tương lai. Theo khảo sát của Mint Jutras, 46% các công ty áp dụng ERP có lợi tức đầu tư (ROI) tăng trưởng trong 1 - 2 năm đầu, 30% trong 2- 3 năm và 24% trong 3 - 5 năm.

HIỆU QUẢ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG KINH DOANH KHI ỨNG DỤNG ERP

Nguồn: Mint Jutras

Các nhà quản trị cần thay đổi tư duy khi nhìn nhận về dự án ERP như là một cuộc cách mạng trong tái cấu trúc doanh nghiệp. Theo đó nhà quản trị sẽ là những người tiên phong trong việc phá bỏ các rào cản truyền thống để hội nhập những triết lý và phương pháp quản trị hiện đại mới. Đồng thời quán triệt tư tưởng từ các cấp quản lý cấp trung, cấp cơ sở cho đến từng nhân sự tầng cuối trong bộ máy hoạt động của mình để cùng hiểu về tầm nhìn chiến lược và cùng nhau triển khai đến khi thành công.

Việc chuẩn bị tư tưởng kĩ càng cho các cấp, các bộ phận được LinkQ chọn làm bước đầu tiên bởi điều này vô cùng quan trọng. Để dễ hình dung, chúng ta hãy liên tưởng đến một bộ máy vi tính. Bao gồm: Màn hình, CPU, bàn phím, chuột, loa... Đây là những phần cứng, tương ứng với hệ thống máy móc, con người trong doanh nghiệp. Còn hệ điều hành Windows là phần mềm, tương ứng với hệ thống ERP. Hệ điều hành Windows giúp các phần cứng rời rạc có thể kết nối và đồng bộ với nhau thì ERP cũng có chức năng tương tự như vậy.

Tuy nhiên có một điểm mấu chốt đến từ sự khác biệt giữa MÁY MÓC và CON NGƯỜI. Với máy móc, khi bạn rê sang phải thì màn hình trỏ chuột cũng lập tức sang phải, khi bạn bấm phím nào thì màn hình sẽ hiển thị đúng nút đó. CON NGƯỜI thì lại khác, bạn giao nhiệm vụ A, thì chưa chắc họ đã làm A, mà sẽ làm B, C, D, hoặc thậm chí không làm gì cả.

Con người có tính cảm xúc, có lý trí, có cái tôi riêng, và chính điều này quyết định đến hành động của họ. Hãy hình dung khi đang trong giai đoạn triển khai ERP, bạn yêu cầu bộ phận kho phải phối hợp với bộ phận sản xuất để nhập dữ liệu chi tiết lên hệ thống, và sau đó họ không chịu làm. Thế là dự án ERP gặp khó khăn và trì trệ không biết đến bao giờ.

Do đó hãy dành thời gian để chia sẻ về tầm nhìn của bạn đối với ERP và đạt được sự cam kết mạnh mẽ của tất cả các thành viên công ty cùng chung tay xây dựng hệ thống ERP thành công.

2. SẴN SÀNG PHƯƠNG ÁN DỰ PHÒNG NHÂN SỰ

Triển khai ERP là trách nhiệm của toàn thể công ty, tuy nhiên chúng ta cũng nên bầu cử ra một ban dự án, bao gồm các thành viên chủ chốt của mỗi bộ phận. Ban dự án này có trách nhiệm theo sát dự án ERP, hỗ trợ và xúc tiến triển khai, đồng thời sẽ là cầu nối quan trọng nhất của đối tác ERP với doanh nghiệp của mình.

3. TINH GỌN QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG

Chúng tôi có niềm tin rằng, phần mềm dù có hiện đại, có tự động hoá đến đâu chăng nữa thì cũng là ánh xạ trên hệ quy chiếu của hoạt động trên thực tế của khách hàng. Quy trình thực tế càng tinh gọn thì hệ thống phần mềm càng mang lại giá trị cao. Do đó bạn hãy tiến hành tinh gọn quy trình làm việc đến mức tối ưu nhất có thể trong khả năng của mình, trước khi đưa lên nền tảng công nghệ thông tin ERP.

Các triết lý Kaizen, mô hình 5S là những gợi ý và hướng dẫn rất hiệu quả và phù hợp với doanh nghiệp cần tối ưu hoá quy trình hoạt động.

4. ĐÀO TẠO NHÂN SỰ

ERP dù có hiện đại, có công nghệ tự động hoá đến đâu chăng nữa, nếu không có con người vận hành thì cũng chỉ là một mớ digital code xếp xó. Yếu tố CON NGƯỜI là hết sức quan trọng và cần được đầu tư xứng đáng. Nhưng chỉ đào tạo hướng dẫn sử dụng liệu có đáp ứng đủ?

Chúng ta hãy cùng suy ngẫm xem, thời điểm nào bạn quyết định sẽ áp dụng hệ thống ERP vào quản trị doanh nghiệp?

- Triển khai ERP khi doanh nghiệp của chúng ta đang hoạt động thiếu hiệu quả và không hề có sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban. Trong trường hợp này chưa chắc rằng khi bạn hô hào về ERP để cải thiện năng suất làm việc thì mọi người sẽ nhất loạt hưởng ứng. Ngoài các nguyên nhân đến từ năng lực, thái độ làm việc, tinh thần hợp tác... thì còn xuất phát từ những lợi ích nhóm là rất lớn.

- Triển khai ERP khi doanh nghiệp của chúng ta đang hoạt động ổn định, hiệu quả đạt mức kì vọng. Trong trường hợp này thì nhân sự lại có sức ì rất lớn và không hề dễ dàng dễ thuyết phục họ phá bỏ cái đang làm tốt để áp dụng một phương pháp hoạt động hoàn toàn mới. Không ai muốn thoát ra khỏi vùng an toàn, vùng thoải mái cả. Nhất là một số nhân sự làm việc lâu năm và đã có tầm ảnh hưởng nhất định đến doanh nghiệp, khi thay đổi mới chẳng phải sẽ gây ảnh hưởng đến mức độ quan trọng của họ sao? không ai muốn điều này cả!

Trong cả hai trường hợp trên chúng ta đều cần phải có quá trình đào tạo nhân sự bài bản, cụ thể và chi tiết để ERP thực sự trở thành công cụ gia tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp, cá nhân chứ không phải là rào cản.

5. CHỌN ĐỐI TÁC UY TÍN - PHÙ HỢP

Ngoài các yếu tố về giá trị hợp đồng, thương hiệu được nhiều người biết đến...để đánh giá và lựa chọn đối tác ERP. LinkQ gửi đến bạn 03 câu hỏi để có thể giúp bạn ngay lập tức khái quát về đối tác bạn đang muốn hợp tác:

- Họ đã từng triển khai thành công hệ thống ERP cho khách nào tương xứng với quy mô và mô hình quản trị của doanh nghiệp bạn chưa?

Từ câu hỏi này bạn có thể đánh giá được mức độ phù hợp của hệ thống ERP với doanh nghiệp của mình. Sự phù hợp vô cùng quan trọng. Từ mô hình quản trị, cho đến mức độ tương xứng giữa trình độ nhân sự sử dụng và hệ thống ERP. Đừng đầu tư thứ hiện đại nhất, hãy chọn điều phù hợp nhất để gặt hái được nhiều giá trị nhất.

- Hãy yêu cầu họ phân tích và dự báo các trường hợp có thể phát sinh khi vận hành ERP dựa trên mô hình quản trị doanh nghiệp của bạn.

Làm cái có sẵn trước mắt là bình thường, nhưng dự đoán được các tình huống có thể phát sinh trong tương lai và sẵn sàng các phương án giải quyết trước mới là một đối tác ERP có thực lực thực sự. Điều này cho thấy rằng họ thực sự am hiểu về ngành nghề, về nghiệp vụ quản trị doanh nghiệp và đã từng triển khai ERP cho nhiều khách hàng trước đó.

- Họ cam kết hoàn thành ERP trong bao lâu? Nếu quá hạn thì chế tài như thế nào?

Bạn hãy yêu cầu họ cam kết thời gian hoàn thành dự án ERP và kèm theo chế tài rõ ràng trong hợp đồng. Việc cam kết hai bên này rất có lợi cho dự án và tạo động lực cho cả hai bên DOANH NGHIỆP và ĐỐI TÁC. Mỗi bên bắt buộc phải có trách nhiệm hơn trong việc phối hợp nghiêm túc cùng triển khai để kịp tiến độ dự án. Các dự án ERP ở LinkQ thường rơi vào từ 2.5 đến 5 tháng, tuỳ theo mức độ phức tạp của ERP và quy mô của doanh nghiệp. Một đối tác sẵn sàng cam kết thời gian hoàn thành dự án ERP chứng minh được họ có năng lực trong quản trị dự án và điều phối các nguồn lực khoa học và tối ưu nhất.

Trên đây là 05 bước chuẩn bị kĩ càng để giúp bạn có thể nắm được chủ động trong triển khai dự án ERP cho doanh nghiệp. "Biết người biết ta trăm trận trăm thắng", LinkQ hi vọng qua bài viết này sẽ giúp bạn hoạch định được kế hoạch triển khai ERP hiệu quả và thành công!

Xin cảm ơn!

Tin khác: