Quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp
Các bước trong quy trình chuyển đổi số:
Quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp
Việc đầu tiên, doanh nghiệp hãy đánh giá nội bộ để nhận biết các lỗ hổng, vấn đề, những phần doanh nghiệp bạn có thể gặp khó khăn và vấn đề lớn nhất là gì? Mấu chốt để doanh nghiệp của bạn tồn tại là gì? Với những doanh nghiệp còn non trẻ, câu trả lời cực kì ngắn gọn: chúng ta cần khách hàng và doanh thu. Chúng ta cần một vài quá trình và các hệ thống chủ chốt mà chúng ta có thể dựa vào, trong đó lấy yếu tố nhân sự làm trọng tâm. Tất cả những yếu tố trên và nhiều nhân tố khác sẽ dần trở thành một phần của quá trình chuyển đổi số. Dưới đây, mời bạn cùng tham khảo các bước chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định mục tiêu và tầm nhìn của Doanh nghiệp
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu kinh doanh và chuyển đổi số bằng cách trả lời các câu hỏi:
- Mô hình doanh nghiệp đã đủ để đáp ứng kì vọng của chiến lược kinh doanh chưa?
- Doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ trong những quy trình nào của mình?
- Nhân sự doanh nghiệp có đang gặp vấn đề gì trong quá trình làm việc không?
- Doanh thu mục tiêu trước và sau khi áp dụng chuyển đổi số là bao nhiêu?
Bên cạnh những câu hỏi về tác động của công nghệ đến quy trình vận hành, doanh nghiệp cũng cần đặt ra những câu hỏi về tác động của chuyển đổi số lên khách hàng như:
- Trải nghiệm mà doanh nghiệp mong muốn khách hàng nhận được là gì?
- Làm thế nào để giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng?
Xác định mục tiêu và trả lời các câu hỏi trên là một bước quan trọng trong quy trình chuyển đổi số thành công của doanh nghiệp vì trải nghiệm khách hàng là yếu tố liên quan trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Theo báo cáo, nhiều doanh nghiệp ghi nhận chi phí vận hành đã giảm từ 10 đến 20% sau khi họ áp dụng chuyển đổi số.
Bước 2: Số hóa giấy tờ, giảm thiểu tối đa các công việc thủ công
Sau khi đã xác định được mục tiêu chuyển đổi số và các yếu tố liên quan, doanh nghiệp cần đặt viên gạch đầu tiên cho quá trình này.
Trước hết, doanh nghiệp cần số hóa giấy tờ. Việc này có thể hiểu là đưa các tài liệu, văn bản được lưu trữ trên giấy thành bản mềm. Sau khi các dữ liệu được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng lưu chúng trên máy tính. Đặc biệt, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, doanh nghiệp còn có thể lưu trữ dữ liệu nhờ công nghệ điện toán đám mây. Một trong những nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây tiêu biểu nhất hiện nay là Amazon Web Services (AWS).
Bước 3: Xây dựng văn hóa làm việc trực tuyến
Khi dữ liệu đã được số hóa, đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp có thể dễ dàng làm việc và chia sẻ dữ liệu trên máy tính. Việc này tạo điều kiện cho các doanh nghiệp áp dụng phương pháp làm việc từ xa hiệu quả. Nhân viên có thể làm việc tại mọi địa điểm nhưng vẫn có thể đảm bảo thông suốt thông tin và trao đổi liền mạch. Đặc biệt, trong và sau đại dịch Covid-19, xu hướng làm việc từ xa ngày càng trở nên quen thuộc và được ưa chuộng. Vì vậy, đây là một bước rất quan trọng trong quá trình chuyển đổi số thành công.
Tuy nhiên, hình thức làm việc từ xa có thể dẫn đến một nhu cầu mới trong việc tìm ra phương pháp quản lý công việc và nhân sự từ xa hiệu quả.
Bước 4: Số hóa quy trình
Sau khi số hóa dữ liệu, doanh nghiệp cần số hóa cả quy trình hoạt động của mình. Tuy nhiên, đây cũng là vấn đề hóc búa nhất với nhiều doanh nghiệp. Số hóa quy trình là mọi quy trình làm việc của doanh nghiệp được thực hiện trên nền tảng số hoặc trực tuyến. Điều này giúp làm rút ngắn thời gian làm việc và đảm bảo thông suốt thông tin. Doanh nghiệp cần liệt kê các dạng quy trình sau để đảm bảo quá trình số hóa được thực hiện đầy đủ:
- Quy trình nội bộ: quy trình làm việc giữa các cấp, các phòng ban, trong bộ phận và của từng cá nhân.
- Quy trình làm việc với khách hàng: Quy trình chăm sóc, tư vấn khách hàng, đối tác.
Bước 5: Áp dụng công nghệ
Khả năng áp dụng công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong tất cả các bước chuyển đổi số doanh nghiệp.
Tất cả các chiến lược chuyển đổi số sẽ không thể thành công nếu doanh nghiệp không lựa chọn chính xác công nghệ để áp dụng. Nếu bạn lựa chọn những công nghệ đã lỗi thời, khả năng chuyển đổi số thành công sẽ thấp hơn. Cũng như việc doanh nghiệp lựa chọn chỉ lưu trữ tài liệu trên máy tính chứ không lưu trữ trên server hay các nền tảng đám mây, việc truyền tải dữ liệu sẽ chậm trễ và khó khăn hơn rất nhiều.
Ứng dụng phần mềm trong việc quản trị doanh nghiệp đã và đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, ứng dụng thành công. Phần mềm quản trị giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian trong công cuộc chuyển đổi số, tự động hóa quy trình quản lý và hoạt động, theo dõi nhanh chóng, hiệu quả, chính xác giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí hoạt đông.